Inleiding

Het Rijk streeft naar een veilige werkomgeving voor al haar medewerkers. Een sociaal veilige werkomgeving betekent onder andere dat in een omgeving wordt gewerkt waarin mensen respectvol met elkaar omgaan, zich uit mogen spreken, gelijkwaardig worden behandeld en fouten mogen maken. Het Rijk werkt preventief aan een veilig werk klimaat waarin gewenst gedrag gestimuleerd wordt om daarmee ongewenst gedrag te voorkomen.

Om een veilige werksfeer te creëren maakt het Rijk het voor haar medewerkers mogelijk om een klacht in te dienen indien de medewerker ongewenst gedrag van een collega ervaart. In de huidige situatie heeft ieder departement een eigen klachtenregeling en klachtencommissie. In de beoogde toekomstige situatie wordt er een klachtenregeling vastgesteld die rijksbreed^[1] zal gelden Er wordt een onafhankelijke klachtencommissie ingesteld, waarvan het secretariaat wordt verzorgd door het Centrum voor Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel (CAOP).

Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Daarom verzamelen, gebruiken en beschermen wij persoonsgegevens op een verantwoorde manier. Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Taakstelling en werkwijze

De klachtencommissie heeft tot taak om de ontvankelijkheid van een klacht te beoordelen, een onderzoek in te stellen naar de ingediende klacht, de ingediende klacht te beoordelen, een rapport van bevindingen en advies uit te brengen over de klacht en eventuele aanbevelingen te doen aan de hoogst leidinggevende van de beklaagde. De commissie geeft geen advies over rechtspositionele maatregelen. De werkwijze van de klachtencommissie is in overeenstemming met deze klachtenregeling.

Bevoegdheden klachtencommissie

De klachtencommissie is bevoegd:

1. tot het oproepen van klager en beklaagde en voor het verkrijgen van inlichtingen;
2. om relevante (vertrouwelijke) documenten en correspondentie op te vragen;
3. zich door deskundigen van advies en bijstand te laten voorzien;
4. de medewerking te verlangen van een onderdeel van het Rijk die zij nodig acht voor de behandeling van de klacht.

Met wie kunnen wij uw gegevens delen?

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende partijen:

• Autoriteiten: wanneer dit wettelijk verplicht is.
• CAOP
• Het Rijk^[2]
• Hoogst leidinggevende van de beklaagde(n)^[3]
• (Voormalig) Medewerker van het Rijk (klager)
• Begeleider/gemachtigde van beklaagde
• (Voormalig) Medewerker(s) van het rijk (beklaagde(n))
• Getuige
• Deskundige
• Begeleider/gemachtigde van klager

Verstrekking aan derden

In het kader van de behandeling van uw klacht kan het noodzakelijk zijn dat uw gegevens worden gedeeld met betrokken partijen om de behandeling van de ingediende klacht en de advisering hierover mogelijk te maken.

Wanneer wij uw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij er (met een verwerkersovereenkomst) o.a. voor dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat uw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. In dat geval zijn wij wettelijk verplicht deze gegevens af te geven.

Doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. In het kader van de behandeling van klachten hanteren wij een bewaartermijn van twee jaar na de afhandeling van de klacht. Na deze periode worden uw persoonsgegevens verwijderd, tenzij er een wettelijke verplichting is die ons verplicht de gegevens langer te bewaren.

Hoe beschermen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en onbevoegde toegang. Dit omvat onder andere encryptie, firewalls en beveiligde servers.

Uw rechten als melder

Wanneer u een melding doet, kunnen we informatie over u vastleggen. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), geeft u controle over deze informatie. U heeft verschillende rechten om te bepalen wat er met uw gegevens gebeurt. Hieronder vindt u een overzicht van deze rechten in het kader van uw melding. Deze rechten omvatten:

1. Het recht om geïnformeerd te worden
   U heeft het recht om duidelijke en begrijpelijke informatie te ontvangen over zaken die u aangaan. Dit kan bijvoorbeeld gaan over uw rechten, de aard van een behandeling of dienst, of de gevolgen van bepaalde beslissingen. Het doel is om ervoor te zorgen dat u weloverwogen keuzes kunt maken en volledig op de hoogte bent van uw situatie.
2. Recht op Inzage
   U heeft het recht om te weten of uw persoonsgegevens worden verwerkt. Indien dit het geval is, kunt u toegang krijgen tot die gegevens en bepaalde informatie daarover opvragen.
3. Recht op Rectificatie
   U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren en om onvolledige gegevens aan te laten vullen.
4. Recht op Vergetelheid
   Onder bepaalde omstandigheden kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te laten wissen, ook wel het ‘recht op vergetelheid’ genoemd.
5. Recht op Beperking van de Verwerking
   U kunt de verwerking van uw persoonsgegevens laten beperken onder specifieke voorwaarden.
6. Recht op Gegevensoverdraagbaarheid
   U heeft het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
7. Recht van Bezwaar
   U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, vooral wanneer de gegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden.
8. Recht met Betrekking tot Geautomatiseerde Besluitvorming en Profilering
   U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, die rechtsgevolgen hebben of u op een significante manier beïnvloeden.

Hoe u uw rechten kunt uitoefenen

Als melder kunt u uw rechten uitoefenen door de volgende stappen te volgen:

1. Indiening van uw verzoek
   U kunt uw verzoek per e-mail of schriftelijk indienen. De contactgegevens vindt u onderaan deze privacyverklaring.
2. Verificatie van uw identiteit
   Om uw privacy te waarborgen, moet het meldpunt uw identiteit verifiëren voordat uw verzoek wordt verwerkt. Dit kan door het vragen van aanvullende informatie of documenten.
3. Bevestiging van ontvangst
   Het meldpunt zal binnen vijf werkdagen na ontvangst van uw verzoek bevestigen dat het verzoek is ontvangen.
4. Evaluatie en behandeling van uw verzoek
   Het meldpunt zal uw verzoek beoordelen en bepalen of het kan worden ingewilligd volgens de AVG. Indien nodig zal het meldpunt contact met u opnemen voor aanvullende informatie of verduidelijking.
5. Reactie op uw verzoek
   Het meldpunt zal binnen een maand na ontvangst van uw verzoek reageren. Deze termijn kan met maximaal twee maanden worden verlengd indien uw verzoek complex is of als er meerdere verzoeken zijn. In dat geval zal het meldpunt u informeren over de verlenging en de redenen daarvoor.

Geautomatiseerde Besluitvorming en Profilering

Er wordt geen gebruik gemaakt van automatische besluitvorming.

Vragen of klachten over het meldpunt?

Indien u niet tevreden bent met de manier waarop uw verzoek is behandeld, kunt u een klacht indienen bij het meldpunt. Deze klachten zullen zorgvuldig worden onderzocht en binnen een redelijke termijn worden behandeld. U kunt contact opnemen met het meldpunt via:

• E-mail: contact@meldpunt-ior.nl
• Telefoon: 070 376 5962
• Postadres: Postbus 556. 2501 CN Den Haag

Vragen of klachten over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens?

Als u vragen of klachten heeft over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via:

• E-mail: fg@caop.nl
• Telefoon: 070 376 5765
• Postadres: Postbus 556. 2501 CN Den Haag

Daarnaast moet het meldpunt u informeren over uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt extern toezicht op de naleving van de privacywetgeving. U heeft het recht om bij de autoriteit een klacht in te dienen. Dat kan online, of bel 088-1805 250.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd.

^[1] De reikwijdte van de Rijksbrede klachtenregeling omvat alle departementen en daaronder ressorterende organisaties, met uitzondering van:
het Ministerie van Defensie, het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Raad voor de Rechtspraak, de Politie, het Openbaar Ministerie; alle adviescolleges en commissies die door de wetgever, het kabinet of een minister zijn ingesteld (zoals de Wetenschappelijk Raad voor het Regeringsbeleid), ZBO’s (2026), de Hoge Colleges van Staat (Eerste Kamer, Tweede Kamer, Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale Ombudsman), de Hoge Raad van Adel, het Kabinet van de Koning, de Kanselarij der Nederlandse Orden en de gerechten (rechtbanken, gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep, het College van beroep voor het bedrijfsleven, Hoge Raad der Nederlanden).

^[2] De reikwijdte van de Rijksbrede klachtenregeling omvat alle departementen en daaronder ressorterende organisaties, met uitzondering van: het Ministerie van Defensie, het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Raad voor de Rechtspraak, de Politie, het Openbaar Ministerie; alle adviescolleges en commissies die door de wetgever, het kabinet of een minister zijn ingesteld (zoals de Wetenschappelijk Raad voor het Regeringsbeleid), ZBO’s (2026), de Hoge Colleges van Staat (Eerste Kamer, Tweede Kamer, Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale Ombudsman), de Hoge Raad van Adel, het Kabinet van de Koning, de Kanselarij der Nederlandse Orden en de gerechten (rechtbanken, gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep, het College van beroep voor het bedrijfsleven, Hoge Raad der Nederlanden).

^[3] En de functionaris(sen) aan wie de behandeling van de klacht of aan wie de ondersteuning tijdens de klachtprocedure door de hoogst leidinggevenden is opgedragen. In geval van klacht tegen SG: aangewezen functionaris Algemene Bestuursdienst (ABD)